Configuration des paramètres de notification par e-mail

Configurez les paramètres de notification par e-mail dans le coffre-fort pour envoyer des notifications aux membres sélectionnés concernant la transition des états du cycle de vie spécifiée à l’aide du gabarit d’e-mail défini.

Configuration des paramètres de notification

1. Cliquez sur Outils > Administration > Paramètres du coffre-fort.

2. La boîte de dialogue Paramètres du coffre-fort s’affiche. Cliquez sur l’onglet Comportements.

3. Cliquez sur Notifications… pour configurer les paramètres de notification par e-mail.

4. Dans l’onglet Paramètres généraux, sélectionnez la définition du cycle de vie et l’état qui déclenche la notification par e-mail (État source et État suivant).

   Par exemple, vous pouvez envoyer des notifications lorsque l’état d’un document passe de Travail en cours à Révision ou de Révision à Validé.

5. Sélectionnez le gabarit de notification par e-mail, s’il existe déjà, ou créez un gabarit d’e-mail.

   Le gabarit prêt à l’emploi est un gabarit prédéfini créé pour l’envoi de notifications par e-mail. Vous pouvez créer un gabarit personnalisé ou modifier un gabarit prêt à l’emploi.

   Si un gabarit est déjà répertorié, vous pouvez également le modifier pour le personnaliser en fonction de vos besoins.

6. Cliquez sur Ajouter des membres pour ajouter les destinataires de la notification par e-mail de votre choix. Il peut s’agir d’éditeurs de documents, d’administrateurs de projet ou d’autres intervenants concernés.

   Remarque : pour vous assurer que les utilisateurs figurant dans les paramètres de notification par e-mail reçoivent des courriers électroniques lors des transitions d’état, vous devez définir un alias de messagerie pour ces utilisateurs dans ADMS Console, sous les paramètres de gestion des utilisateurs et des groupes. Lors d’un changement d’état, des e-mails seront envoyés aux adresses indiquées.

7. Cliquez sur Ajouter. Les paramètres de notification sont ajoutés à la liste.

   Vous pouvez également modifier ou supprimer les paramètres de notification par e-mail.

   • Cliquez sur Remplacer pour modifier les paramètres de notification.
   • Cliquez sur Supprimer pour supprimer les paramètres de notification.

8. Activez ou désactivez la case à cocher Autoriser la notification pour envoyer des notifications par e-mail concernant les paramètres configurés.

9. Cliquez sur Appliquer pour enregistrer les modifications.

10. Cliquez sur OK.

• Vous ne pouvez pas configurer plusieurs notifications pour la même transition d’état du cycle de vie.

• Les utilisateurs doivent faire partie d’une liste de routage OMT pour être informés des événements d’ordre de modification.

  Pour en savoir plus, reportez-vous aux rubriques sur la gestion des routages des ordres de modification et les rôles de routage.

Ajout de destinataires d’e-mails

1. Cliquez sur Ajouter des membres.

2. Dans la boîte de dialogue Ajouter des membres, optez pour la recherche par membres ou par attributs de profil.

   • Recherche par membres

     • Sélectionnez les utilisateurs et les groupes dans la liste des membres disponibles.

   • Recherche par attributs de profil

     • Choisissez une propriété dans le menu déroulant.

     • Sélectionnez une condition dans le menu déroulant.

     • Spécifiez la valeur du filtre dans le champ de modification de la valeur.

     • Cliquez sur Ajouter pour définir les critères de recherche. Vous pouvez modifier ou supprimer des critères de recherche.

       • Cliquez sur Remplacer pour modifier les critères de recherche sélectionnés.
       • Cliquez sur Supprimer pour supprimer les critères de recherche sélectionnés.

3. Cliquez sur OK.

Tous les utilisateurs et groupes sélectionnés sont ajoutés à la liste des destinataires.

Vous pouvez ajouter, modifier et supprimer les adresses électroniques pour les utilisateurs dans la boîte de dialogue Gestion des utilisateurs de Vault Server. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique Identifier les destinataires d’e-mail.