Konfigurieren von Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen

Konfigurieren Sie die Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen im Tresor, um an die ausgewählten Benutzer Benachrichtigungen für den angegebenen Lebenszyklus-Statusübergang zu senden, wobei die definierte E-Mail-Vorlage verwendet wird.

Konfigurieren von Benachrichtigungseinstellungen

1. Klicken Sie auf Extras > Verwaltung > Tresoreinstellungen.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Tresoreinstellungen auf die Registerkarte Funktionsweisen.

3. Klicken Sie auf Benachrichtigungen, um die Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen zu konfigurieren.

4. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemeine Einstellungen die Lebenszyklus-Definition und den Status aus, der die E-Mail-Benachrichtigung auslöst (Von Status und Nächster Status).

   So können Sie beispielsweise Benachrichtigungen senden, wenn sich der Status eines Dokuments von In Bearbeitung in Überprüfung oder von Überprüfung in Freigegeben ändert.

5. Wählen Sie die Vorlage für E-Mail-Benachrichtigungen aus, falls bereits vorhanden, oder erstellen Sie eine neue E-Mail-Vorlage.

   Die Standardvorlage ist die vordefinierte Vorlage für das Senden von E-Mail-Benachrichtigungen. Sie können eine benutzerdefinierte Vorlage erstellen oder eine vorhandene vorkonfigurierte Vorlage ändern.

   Wenn bereits eine Vorlage aufgeführt ist, können Sie auch die vorhandene Vorlage bearbeiten, um sie Ihren Anforderungen entsprechend anzupassen.

6. Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen, um die Empfänger der E-Mail-Benachrichtigung hinzuzufügen, an die Sie die E-Mail-Benachrichtigung senden möchten. Dazu können Dokument-Editoren, Projektadministratoren oder andere relevante Beteiligte gehören.

   Anmerkung: Um sicherzustellen, dass die in den Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen aufgeführten Benutzer E-Mails während der Statusübergänge erhalten, müssen Sie in ADMS Console unter den Einstellungen für die Benutzer- und Gruppenverwaltung für diese Benutzer einen E-Mail-Alias definieren. Bei einer Statusänderung werden E-Mails an die angegebenen Adressen gesendet.

7. Klicken Sie auf Hinzufügen. Die Benachrichtigungseinstellungen werden der Liste hinzugefügt.

   Sie können die Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen auch bearbeiten oder entfernen.

   • Klicken Sie auf Ersetzen, um die Benachrichtigungseinstellungen zu bearbeiten.
   • Klicken Sie auf Entfernen, um die Benachrichtigungseinstellungen zu löschen.

8. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Benachrichtigung zulassen, um E-Mail-Benachrichtigungen für die konfigurierten Einstellungen zu senden.

9. Klicken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu speichern.

10. Klicken Sie auf OK.

• Sie können nicht mehrere Benachrichtigungen für den gleichen Lebenszyklus-Statusübergang einrichten.

• Die Benutzer müssen Teil einer ECO-Verteilerliste sein, damit sie über Änderungsauftragsereignisse informiert werden.

  Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten der Verteiler für Änderungsaufträge und Verteilerrollen.

Hinzufügen von E-Mail-Empfängern

1. Klicken Sie auf Mitglieder hinzufügen.

2. Wählen Sie im Dialogfeld Benutzer hinzufügen die Option zum Festlegen der Suche anhand von Benutzern oder Profilattributen aus.

   • Suchen anhand von Benutzern

     • Wählen Sie die Benutzer und Gruppen aus der Liste der verfügbaren Benutzer aus.

   • Suchen anhand von Profilattributen

     • Wählen Sie eine Eigenschaft aus dem Dropdown-Menü aus.

     • Wählen Sie eine Bedingung aus dem Dropdown-Menü aus.

     • Geben Sie den Filterwert in das Bearbeitungsfeld Wert ein.

     • Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Suchkriterien festzulegen. Sie können Suchkriterien bearbeiten oder entfernen.

       • Klicken Sie auf Ersetzen, um die ausgewählten Suchkriterien zu ändern.
       • Klicken Sie auf Entfernen, um die ausgewählten Suchkriterien zu löschen.

3. Klicken Sie auf OK.

Alle ausgewählten Benutzer und Gruppen werden der Empfängerliste hinzugefügt.

Sie können E-Mail-Adressen für Benutzer im Dialogfeld Benutzerverwaltung im Vault-Server hinzufügen, bearbeiten und löschen. Weitere Informationen finden Sie unter Identifizieren von E-Mail-Empfängern.