E-mail-értesítési beállítások konfigurálása

A Vault tárban konfigurálhatja az e-mail-értesítések beállításait, hogy a rendszer meghatározott e-mail-sablon szerint értesítéseket tudjon küldeni az adott életciklus-állapotok közötti váltásról a kiválasztott tagoknak.

Értesítési beállítások konfigurálása

1. Kattintson az Eszközök > Felügyelet > Vault beállítások lehetőségre.

2. A Vault-beállítások párbeszédpanelen válassza a Viselkedések lapot.

3. Az e-mail-értesítési beállítások konfigurálásához kattintson az Értesítések… lehetőségre.

4. Az Általános beállítások fülön válassza ki az e-mail-értesítést kiváltó életciklus-definíciót és állapotot („Kezdő állapot” és „Következő állapot”).

   Érdemes lehet például értesítést küldeni, ha egy dokumentum állapota „Munka folyamatban” állapotról „Felülvizsgálat” állapotra vagy „Felülvizsgálat” állapotról „Kiadva” állapotra vált.

5. Válassza ki az e-mail-értesítés sablonját, ha már létezik, vagy hozzon létre egy új e-mail-sablont.

   Az „alkalmazással szállított” sablon az e-mail-értesítések küldéséhez létrehozott előre definiált sablon. Létrehozhat egy egyéni sablont, vagy módosíthat egy már meglévő, az alkalmazással szállított sablont.

   Ha már van listázva sablon, módosíthatja a meglévő sablont, hogy igény szerint testre szabja.

6. Kattintson a Tagok hozzáadása gombra, hogy hozzáadja az e-mail-értesítés címzettjeihez azokat, akiknek el akarja küldeni az e-mail-értesítést. Ilyenek lehetnek például a dokumentumszerkesztők, a projektrendszergazdák vagy más érintett felek.

   Megjegyzés: Annak érdekében, hogy az e-mail-értesítési beállítások között felsorolt felhasználók megkapják az e-maileket az állapotváltozásokkor, meg kell határoznia egy e-mail-aliast a felhasználókhoz az ADMS Console Felhasználó- és csoportkezelési beállítások területén. Állapotváltozáskor a rendszer e-mailt küld a megadott címekre.

7. Kattintson a Hozzáadás elemre. A program hozzáadja az értesítési beállításokat a listához.

   Az e-mail-értesítési beállításokat szerkeszteni és eltávolítani is lehet.

   • Az értesítési beállítások szerkesztéséhez kattintson a Csere lehetőségre.
   • Az értesítési beállítások törléséhez kattintson az Eltávolítás lehetőségre.

8. Jelölje be az Értesítések engedélyezése jelölőnégyzetet az e-mail-értesítések a konfigurált beállításoknak megfelelő kiküldéséhez, vagy törölje a jelölést.

9. A módosítások mentéséhez kattintson az Alkalmaz gombra.

10. Kattintson az OK gombra.

• Egy adott életciklus-állapotváltozáshoz nem állítható be több értesítés.

• A felhasználóknak szerepelniük kell egy mérnöki változtatási lista (ECO) útvonallistáján, hogy értesítést kapjanak a változtatási kérelmekkel kapcsolatos eseményekről.

  További információ: Változtatási kérelem útvonalának kezelése és Útvonal-szerepkörök.

Az e-mail címzettjeinek hozzáadása

1. Kattintson a Tagok hozzáadása lehetőségre.

2. A Tagok hozzáadása párbeszédpanelen válassza a tagok vagy profilattribútumok szerinti kereséssel való beállítást.

   • Keresés tagok szerint

     • Válassza ki a felhasználókat és a csoportokat az elérhető tagok listájából.

   • Keresés profilattribútumok szerint

     • Válasszon ki egy tulajdonságot a legördülő menüből.

     • Válasszon ki egy feltételt a legördülő menüből.

     • Adja meg a szűrő értékét az Érték szerkesztése mezőben.

     • Kattintson a Hozzáadás gombra a keresési feltétel beállításához. A keresési feltételeket szerkesztheti vagy eltávolíthatja.

       • A kiválasztott keresési feltételek módosításához kattintson a Csere lehetőségre.
       • A kiválasztott keresési feltételek törléséhez kattintson az Eltávolítás lehetőségre.

3. Kattintson az OK gombra.

A program hozzáadja az összes kijelölt felhasználót és csoportot a címzettek listájához.

A felhasználóknál e-mail-címeket adhat meg, módosíthat és törölhet a Vault szerver Felhasználókezelés párbeszédpanelén. További információ: E-mail címzettjeinek azonosítása.