定義された電子メール テンプレートを使用して、指定されたライフサイクル ステータスの変更の通知を選択したメンバーに送信するには、Vault 内で電子メール通知設定を構成します。
通知設定を構成する
[ツール] > [管理] > [Vault 設定] をクリックします。
[Vault 設定] ダイアログで、 [動作] タブを選択します。
[通知] をクリックして、電子メール通知設定を構成します。
[一般設定] タブで、電子メール通知をトリガする ライフサイクル定義 および ステータス を選択します([ステータスから]および[次のステータス])。
たとえば、ドキュメントが「作業中」から「承認待」に、または「承認待」から「リリース済み」に変更されたときに通知を送信する場合を検討します。
既に存在する場合は電子メール通知 テンプレート を選択するか、または新しい電子メール テンプレートを作成します。
「out of the box」(OOTB)は、電子メール通知を送信するために作成された定義済みのテンプレートです。カスタム テンプレートを作成したり、既存の OOTB テンプレートを修正することができます。
テンプレートが既にリストされている場合は、既存のテンプレートを編集して、要件に応じてカスタマイズすることもできます。
[メンバーを追加] をクリックして、電子メール通知の送信先となる電子メール通知の受信者を追加します。これには、ドキュメント エディタ、プロジェクト管理者、その他の関連する関係者を含めることができます。
[追加] をクリックします。通知設定がリストに追加されます。
電子メール通知設定を編集または削除することもできます。
構成した設定の電子メール通知を送信するには、 [通知を許可] チェックボックスをオンまたはオフにします。
[適用] をクリックして変更内容を保存します。
[OK] をクリックします。
同じライフサイクル ステータスの変更に対して複数の通知を設定することはできません。
変更管理イベントに関する通知を受けるには、ユーザが ECO 割り当てリストに含まれている必要があります。
詳細については、「変更管理プロセス割り当てを管理する」および「プロセス割り当てロール」を参照してください。
電子メールの受信者を追加する
[メンバーを追加] をクリックします。
[メンバーを追加] ダイアログで、メンバーまたはプロファイル属性による検索を設定します。
メンバーで検索
プロファイル属性で検索
ドロップダウン メニューからプロパティを選択します。
ドロップダウン メニューから条件を選択します。
[値]編集フィールドでフィルタ値を指定します。
[追加] をクリックして、検索条件を設定します。検索条件を編集または削除できます。
[OK] をクリックします。
選択したすべてのユーザとグループが受信者リストに追加されます。
Vault サーバでは、[ユーザ管理]ダイアログを使用して、ユーザの電子メールを追加、編集、削除できます。詳細については、「電子メールの受取人を特定する」を参照してください。