Arbeitsablauf

Ein Arbeitsbereich mit aktiviertem Arbeitsablauf enthält die Registerkarte Arbeitsablaufaktionen. Auf der Registerkarte werden eine Übersicht mit einer Beschreibung des allgemeinen Arbeitsablaufs für den Arbeitsbereich sowie der aktuelle Status des Arbeitsablaufs für den aktuellen Artikel angezeigt.

Arbeitsablauf

Als Arbeitsablauf wird eine Abfolge von Übergängen bezeichnet, die ausgeführt werden, um einen Artikel durch einen Prozess laufen zu lassen. Ein Genehmigungsverfahren ist ein Beispiel für einen Arbeitsablauf. Warten auf Genehmigung und Genehmigt sind die Status im Zusammenhang mit dem Übergang Genehmigen.

Ihr Site-Administrator erstellt im Arbeitsablauf-Editor eine Arbeitsablaufübersicht. Sie können einen Übergang für einen Artikel in einem Arbeitsablauf durchführen, indem Sie entweder die Übersicht auf der Registerkarte Arbeitsablaufaktionen oder das Menü Aktionen für einen Artikel verwenden. Der Site-Administrator konfiguriert außerdem Berechtigungen, um zu steuern, wer einen Statusübergang für einen Artikel durchführen kann. Ein Artikel durchläuft einen Status nach dem anderen, bis keine Aktionen mehr für diesen Artikel auszuführen sind, wodurch der Arbeitsablauf abgeschlossen ist.

Status

Ein Status ist ein Halt entlang eines Arbeitsablauf-Pfads. Status werden als Felder in der Übersicht angezeigt. Alle Artikel befinden sich zu jeder Zeit in einem bestimmten Arbeitsablaufstatus. Der aktuelle Status ist blau hervorgehoben.

Ein Status kann als Sperrstatus festgelegt werden. Wenn ein Artikel einen Sperrstatus erreicht, kann er nicht mehr bearbeitet werden, selbst wenn Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen.

Übergänge

Ein Übergang ist eine Änderung von einem Status zu einem anderen. Übergänge werden als Pfeile in der Übersicht angezeigt. Ein Übergang besitzt einen Von- und einen Zu-Status. Ein Status verfügt möglicherweise über einen oder mehrere Übergänge, die Sie durchführen müssen. Die verfügbaren Übergänge basieren auf dem aktuellen Status, auf den Arbeitsablaufberechtigungen und Vorbedingungs- oder Validierungssteuerungen. Zur Verfügung stehende Übergänge werden blau hervorgehoben.

Jedem Übergang in einem Arbeitsablauf ist eine Arbeitsablaufberechtigung zugeordnet. Zur Durchführung dieses Übergangs benötigen Sie die entsprechende Berechtigung.

Jedem Übergang in einem Arbeitsablauf kann eine Vorbedingungs- und eine Validierungssteuerung zugewiesen werden:

• Bei einer Vorbedingungssteuerung erfolgt eine Prüfung auf eine Bedingung, bevor ein Übergang verfügbar wird.
• Bei einer Validierungssteuerung erfolgt eine Prüfung auf bestimmte Anforderungen, bevor ein Übergang zugelassen wird. Außerdem werden Informationen bereitgestellt, warum ein Übergang nicht zulässig ist.

Arbeitsablaufbenachrichtigungen

Wenn ein Artikel einen neuen Arbeitsablaufstatus erreicht, werden ggf. ein oder mehrere Übergänge verfügbar. Dies hängt vom Arbeitsablauf ab. Alle Benutzer mit der Berechtigung zum Durchführen von Übergängen für den Artikel sowie die Artikeleigentümer erhalten eine E-Mail, in der die verfügbaren und abgeschlossenen Übergänge angegeben sind. Die Einstellungen für Benachrichtigungen werden vom Site-Administrator im Arbeitsablauf-Editor konfiguriert.

Darüber hinaus können auf der Registerkarte Aktionsbenachrichtigungen benutzerdefinierte E-Mail-Benachrichtigungen für einen Arbeitsbereich eingerichtet werden. Diese Benachrichtigungen können durch einen bestimmten Status oder Übergang im Arbeitsablauf ausgelöst und an bestimmte Personen oder Gruppen gesendet werden.

Sperren von Arbeitsablaufartikeln

Wenn Sie für einen Artikel aufgrund der Berechtigungen keinen Übergang durchführen können oder keine Übergänge vorhanden sind, ist der Artikel gesperrt und kann von Ihnen nicht bearbeitet werden. Dies gilt für alle Abschnitte, die der Arbeitsablaufsperrung unterliegen, und weitere Registerkarten.