Workflow
Un espace de travail dans lequel un flux de travail est activé contient l’onglet Actions du flux de travail. Cet onglet présente un diagramme décrivant l’ensemble du flux de travail, ainsi que l’état du flux de travail actuel pour l’article actuel.
Workflow
Flux de travail désigne une séquence de transitions qui permettent à un article de parcourir un processus. Un processus d’approbation est un exemple de flux de travail. Attente d’approbation et Approuvé sont les états connectés par une transition Approuver.
Votre administrateur de site crée un diagramme de flux de travail à l’aide de l’éditeur de flux de travail. Vous effectuer la transition d’un article dans le flux de travail à l’aide du diagramme dans l’onglet Actions du flux de travail ou du menu Actions d’un article. L’administrateur du site configure également les droits d’accès pour désigner les utilisateurs autorisés à effectuer la transition d’un article vers un état. Un article passe d’un état à un autre jusqu’à ce qu’il ne reste plus aucune action à effectuer pour lui, ce qui met fin au flux de travail.
États
Un état est un arrêt le long du flux de travail. Les états sont représentés sous forme de zones dans le diagramme. Les articles sont en permanence dans un état de flux de travail. L’état actuel est mis en surbrillance en bleu.
Un état peut être défini comme verrouillé. Lorsqu’un article atteint un état verrouillé, il ne peut plus être modifié même si vous disposez des droits d’accès requis.
Transitions
Une transition désigne le passage d'un état à un autre. Les transitions sont représentées sous forme de flèches dans le diagramme. Une transition possède un état De et un état A. Un état peut comporter une ou plusieurs transitions éventuelles à exécuter. Les transitions disponibles reposent sur l'état actuel, les droits d'accès de flux de travail et les contrôles de condition préalable et de validation associés. Les transitions disponibles sont mises en surbrillance en bleu.
Chaque transition dans un flux de travail dispose d’un droit d’accès au flux de travail associé. Pour effectuer cette transition, vous devez disposer du droit d’accès associé.
Chaque transition dans un flux de travail peut être associée à un contrôle de condition préalable et un contrôle de validation.
- Un contrôle de condition préalable recherche une condition avant de rendre une transition disponible
- Un contrôle de validation recherche certains critères avant d’autoriser une transition. Il explique également pourquoi une transition n’est pas autorisée.
Notifications de flux de travail
Lorsqu'un article atteint un nouvel état de flux de travail, une ou plusieurs transitions peuvent être proposées en fonction du flux de travail. Tous les utilisateurs autorisés à effectuer la transition de l'article, ainsi que ses propriétaires, recevront un e-mail indiquant les transitions disponibles et terminées. Les paramètres de notification sont configurés par l’administrateur du site dans l’éditeur de flux de travail.
Il est en outre possible de configurer des notifications électroniques personnalisées pour un espace de travail à l’aide de l’onglet Notifications d’action. Ces notifications peuvent être déclenchées par un état ou une transition spécifique dans le flux de travail et envoyées à certains utilisateurs ou groupes.
Verrouillage de l'article de flux de travail
Si vous ne pouvez pas effectuer de transition d’un article car vous ne disposez pas des autorisations nécessaires ou car aucune transition n’est disponible, l’article est verrouillé et vous ne pouvez pas le modifier pour les sections définies comme étant soumises au verrouillage du flux de travail, ainsi que d’autres onglets.