Das Werkzeug Automatische Berichtsauswahl ermöglicht das Erstellen mehrerer Berichte gleichzeitig. Das Dialogfeld Berichts-Generator wird nicht für jeden Bericht angezeigt, und nach dem Starten sind keine Benutzereingaben erforderlich. Mit dieser Funktion können Sie eine beliebige Anzahl von Ausgabedateien erstellen oder Berichtstabellen automatisch in Zeichnungen platzieren. Der erste Schritt zur Verwendung der automatischen Berichtsfunktion besteht in der Erstellung der Formatdateien mithilfe des Dialogfelds Berichtsformatdatei einrichten. Hier werden die Berichtsoptionen und die Ausgabe wie oben erläutert definiert. Sie können eine beliebige Anzahl von Formatdateien für den gleichen Bericht erstellen, wenn Sie den gleichen Bericht mit verschiedenen Optionen verwenden. Nach dem Erstellen Ihrer Formatdateien können Sie die Berichte automatisch erzeugen.
Enthält eines der ausgewählten Formate Tabellenausgaben, werden die Berichtstabellen in neue Zeichnungen eingefügt, sofern keine passenden aktualisierbaren Berichtstabellen vorhanden sind. Wenn Sie mehrere Berichte mit mehreren Ausgabetabellen erstellen, erhält jeder Bericht eine eigene Tabelle. Sie können für erforderliche neue Zeichnungen den ersten Zeichnungsnamen und den Vorlagennamen angeben. Die Namen der nachfolgenden Zeichnungen werden automatisch auf der Grundlage des ersten Zeichnungsnamens erstellt.
Wenn Sie eine Berichtsgruppe häufig verwenden, können Sie die Formatdateien als Berichtsgruppierung speichern. Wenn Sie eine Berichtsgruppierung erstellen möchten, fügen Sie alle Formatdateien hinzu, so als ob Sie die Berichte erzeugen möchten. Klicken Sie anschließend auf Berichtsgruppierung speichern. Die Informationen zu den Formatdateien werden in einer Berichtsgruppierung mit der Dateierweiterung ".rgf" gespeichert. Wenn Sie diese Berichtsgruppierung das nächste Mal verwenden möchten, , öffnen Sie das Dialogfeld zur Auswahl automatischer Berichte, klicken Sie auf Berichtsgruppierung öffnen, und wählen Sie die zuvor gespeicherte ".rgf"-Datei aus. Nun können Sie die Bericht erzeugen.
Wenn Sie auf OK klicken, werden die Berichte in der ausgewählten Reihenfolge erzeugt. Enthält die Formatdatei Ausgabeoptionen, werden die Dateien erzeugt. Wenn die Formatdatei Tabellenausgabeoptionen enthält, werden die Tabellen dieses Berichts eingefügt. Werden passende Formattabellen gefunden, werden diese aktualisiert. Andernfalls werden neue Tabellenobjekte in neue Zeichnungen eingefügt.