Z obiektów można wydobywać informacje, takie jak atrybuty bloków czy właściwości rysunku; umożliwia to utworzenie harmonogramu, listy części lub zestawienia komponentów.
Dla przykładowego projektu budownictwa mieszkaniowego trzeba utworzyć harmonogram montażu drzwi, które należy umieścić na rysunku. Przy użyciu kreatora wyodrębniania danych można wybrać tylko te obiekty będące drzwiami (w tym przypadku blokami) i wyodrębnić dane atrybutów. Ponieważ kreator wyodrębniania danych wyodrębnia z obiektów także informacje o właściwościach, użytkownik ma większą swobodę.
Po wybraniu właściwości drzwi wyodrębnione dane będą wyświetlane w kolumnach w kreatorze. Informacje można zorganizować i sprecyzować w tych kolumnach, a następnie je sformatować, określając styl tabeli lub używając istniejącej tabeli jako szablonu.
Gdy tabela będzie miała zadowalający wygląd, wyodrębnianie zostanie zakończone po wstawieniu tabeli do rysunku. Jeśli zachodzi potrzeba udostępnienia wyodrębnionych informacji innym osobom pracującym nad projektem, wówczas można zapisać te same dane w pliku zewnętrznym.
Informacje zapisane w arkuszu programu Excel mogą być powiązane i połączone z wyodrębnionymi danymi rysunku (danymi właściwości obiektu). Kontynuując powyższy przykład, w arkuszu programu Excel znajdują się dodatkowe informacje na temat drzwi w rysunku (dostawca i koszt). Należy wybrać kolumny dostawcy i kosztu w arkuszu i połączyć je z innymi danymi podczas wyodrębniania danych.
Kolumny z arkusza programu Excel są dodawane do kolumn na stronie Rozdrobnij dane kreatora wyodrębniania danych.
Wszystkie kolumny, z wyjątkiem kolumny Koszt, zostały dodane do kolumn wyodrębnionych danych. Kolumny programu Excel są oznaczane symbolem na etykiecie kolumny.
Tabela wstawiona do rysunku zawiera kolumny z wyodrębnionych danych i z arkusza programu Excel.
Gdy zmieni się rysunek, z którego wyodrębniono dane właściwości, użytkownik może otrzymać powiadomienie, że tabela wyodrębniania danych nie jest już bieżąca. Przykładowo, jeśli na rysunku zmieniono wielkość niektórych drzwi lub je usunięto, użytkownik może wybrać opcję otrzymywania powiadomienia, że tabela wyodrębniania danych wymaga aktualizacji. Powiadomienie jest szczególnie przydatne w kluczowych momentach, gdy trzeba wiedzieć, czy dane w tabeli są aktualne, na przykład podczas drukowania lub publikowania.
Uruchamianie wyodrębniania danych
Podczas tworzenia nowych ustawień wyodrębniania danych jest wyświetlany monit o zapisanie w pliku wyodrębniania danych (DXE) wszystkich szczegółowych informacji na temat wyodrębniania. Plik DXE zawiera rysunek i zaznaczenia folderów, obiekt i zaznaczenia właściwości oraz wybrane opcje formatowania.
Pliku wyodrębniania danych można użyć jako szablonu w celu wykonania w dowolnym czasie tego samego typu wyodrębniania. Jeśli zachodzi konieczność wielokrotnego wyodrębniania tego samego typu informacji, wówczas użycie pliku DXE jest wygodne i pozwala zaoszczędzić czas.
Można także edytować istniejące ustawienia wyodrębniania danych, aby dodać lub usunąć rysunki, dodać lub usunąć obiekty lub wybrać inne właściwości, z których mają być wyodrębnione dane. W tabelach odwołujących się do tego samego pliku DXE, nawet jeśli tabele te znajdują się w różnych rysunkach, będą wyświetlane zmiany, gdy te tabele będą zaktualizowane.